Para PREVISAN LTDA, empresa comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, y en desarrollo de nuestra política de Responsabilidad Total, es muy importante la conservación, protección e integridad de los datos personales que usted ha puesto a nuestra disposición.

Por esta razón, hemos diseñado estas políticas de almacenamiento, tratamiento y uso de sus datos personales.

I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este documento fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 «por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y el Decreto 1377 de 2013 «por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012».

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este documento aplica para el tratamiento de los datos personales que obtenga y administre PREVISAN LTDA Igualmente, aplica para el tratamiento de los datos personales que obtengan las diferentes áreas de la empresa en sus departamentos comercial y de cartera, que son tratados por PREVISAN LTDA en su condición de centralizador y administrador de todas sus bases de datos.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos de CLIENTES, PROVEEDORES, USUARIOS DE LOS PORTALES WEB DE PROPIEDAD DE PREVISAN LTDA; SEGUIDORES O CONTACTOS DE CUALQUIER CUENTA EN CUALQUIER RED SOCIAL QUE TENGA PREVISAN LTDA Y ESPECIFICAMENTE PARA LOS CLIENTES Y/O USUARIOS A LOS DIFERENTES PLANES DE PREVISIÓN EXEQUIAL JUNTO CON SUS BENEFICIARIOS.

Estas políticas y manual de tratamiento aplicará también para los datos personales de clientes, proveedores y trabajadores, cuando el contacto que se haga o el tratamiento de sus datos escape del ámbito propio de la relación comercial y laboral que se mantiene con ellos.

ARTÍCULO 4. OBJETO: Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre «Políticas de Tratamiento», dentro de los cuales se encuentra la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos, y velar porque los Encargados del Tratamiento lo cumplan.
Igualmente, este documento tiene el objeto de regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza PREVISAN LTDA, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data que tienen todas las personas naturales.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Articulo 3 del Decreto 1377 del 2.013, se entiende por: a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
c) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
f) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a

sindicatos, organizaciones sociales , de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
h) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
i) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por PREVISAN LTDA en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales;
a) Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por PREVISAN LTDA debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular;
b) Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
c) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
d) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de PREVISAN LTDA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
e) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
f) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de PREVISAN LTDA se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
g)

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.